ZEAS a jednostka obsługująca – nowe zasady

ZEAS a jednostka obsługująca - nowe zasady

VULCAN , 2016-05-24

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 poz. 1045), zwana dalej Ustawą Zmieniającą, wprowadziła znaczące zmiany w organizowaniu wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych podlegających jednostce samorządu terytorialnego. Zmiany te weszły w życie 1 stycznia 2016 roku.
Celem zmiany, zgodnie z uzasadnieniem do projektu, jest zwiększenie samodzielności i elastyczności działania JST.

Do tej pory, na podstawie art. 5 ust. 9 Ustawy o systemie oświaty, organy prowadzące szkoły i placówki mogły tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek. Wspólna obsługa mogła być prowadzona:

1) przez organ prowadzący – wydzielona komórka organizacyjna urzędu,
2) przez odrębną jednostkę powołaną w tym celu.

Za gospodarkę finansową jednostki odpowiedzialny był jej kierownik (dyrektor szkoły lub placówki). To na nim spoczywała odpowiedzialność za sporządzenie planu finansowego, on również ponosił odpowiedzialność za jego prawidłowe wykonywanie. Odpowiedzialność kierownika jednostki jest określona w zapisach art. 39 ust. 1 pkt 5 Ustawy o systemie oświaty.

W dotychczasowych zapisach wykonywane zadania nie pokrywały się z zakresem odpowiedzialności

Termin wdrożenia zmiany

Zgodnie z nowymi przepisami wspólna obsługa zorganizowana na podstawie Ustawy o systemie oświaty może funkcjonować na dotychczasowych zasadach tylko do 31 grudnia 2016 roku.

Co ulega zmianie?

Zakres zadań pozostaje bez zmian – JST może nadal zapewnić wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną. Może on jednak zostać rozszerzony, ponieważ w ustawie użyto określenia „w szczególności”.

Forma organizacyjna pozostaje bez zmian – JST może organizować wspólną obsługę przez wydzieloną komórkę organizacyjną urzędu lub przez powołanie odrębnej jednostki. Formy te Ustawa Zmieniająca określa jako jednostki obsługujące.

Zmianie ulegają w szczególności:

> Rodzaj podmiotów, dla których JST może organizować wspólną obsługę
Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych, czyli wszystkim jednostkom budżetowym, samorządowym zakładom budżetowym, samodzielnym publicznym zakładom opieki zdrowotnej,
2) gminnym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.
> Podstawa prawna:
1) w odniesieniu do jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – uchwała organu stanowiącego,
2) w odniesieniu do samorządowych instytucji kultury – porozumienie zawarte pomiędzy kierownikiem instytucji kultury a kierownikiem jednostki obsługującej.
> Odpowiedzialność – ile zadań, tyle odpowiedzialności
Kierownik jednostki obsługującej (dotychczasowego ZEAS) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą lub zawartym porozumieniem.
> Zakres wspólnej obsługi:
1) Nie może obejmować on kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
2) W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.
> Główny księgowy
Ponadto wprowadzono nowe zapisy do Ustawy o finansach publicznych, które nareszcie pozwalają, aby głównym księgowym jednostek objętych wspólną obsługą był pracownik jednostki obsługującej.

Przed samorządami trudne wyzwanie. W pierwszej kolejności należy dostosować do nowych przepisów zasady funkcjonowania dotychczasowych zespołów wspólnej obsługi jednostek oświatowych. Istniejące zespoły mogą jeszcze do końca 2016 roku funkcjonować na dotychczasowych zasadach. Warto jednak przygotować się do tych zmian już teraz.

Jedną z najważniejszych kwestii jest zmiana zasad funkcjonowania obecnych ZEAS. Oznacza to podjęcie przez organ stanowiący uchwały, która określi jednostki obsługujące. W sytuacji, gdy taka jednostka już istnieje, Rada wskaże, że to jej powierza się wspólną obsługę jednostek oświatowych zwanych jednostkami obsługiwanymi (konieczne jest wymienienie wszystkich jednostek obsługiwanych). Określi też zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi, przy czym, może on pozostać bez zmian. W następnej kolejności należy dostosować statut i inne obowiązujące procedury do nowych przepisów.

Drugi wariant to zmiana podstawy prawnej funkcjonowania ZEAS z jednoczesnym rozszerzeniem zakresu zadań objętych wspólną obsługą. Obecnie zespoły zapewniają przede wszystkim obsługę księgową i płacową. Warto przeanalizować sytuację jednostek oświatowych i – w celu lepszego wykorzystania zasobów, sprawniejszego przepływu informacji, standaryzacji procesów i zmniejszenia kosztów – objąć wspólną obsługą kadry, zamówienia publiczne, remonty, sprzątanie, ubezpieczenia, obsługę informatyczną i prawną, monitoring obiektów itp.

Ten drugi wariant wymaga sporych nakładów pracy, jednak może przynieść wiele korzyści.

Na koniec przypomnę – jedną z najważniejszych proponowanych zmian wynikających z nowych zapisów w ustawie można podsumować stwierdzeniem „ile zadań, tyle odpowiedzialności”.

Wyobraźmy sobie przyszłość. Blog