Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie
gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 poz. 1045), zwana
dalej Ustawą Zmieniającą, wprowadziła znaczące zmiany w organizowaniu
wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych podlegających jednostce
samorządu terytorialnego. Zmiany te weszły w życie 1 stycznia 2016 roku.
Celem zmiany, zgodnie z uzasadnieniem do projektu, jest zwiększenie
samodzielności i elastyczności działania JST.
Do tej pory, na podstawie art. 5 ust. 9 Ustawy o systemie
oświaty, organy prowadzące szkoły i placówki mogły
tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej
szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę
administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych
szkół i placówek. Wspólna obsługa mogła być
prowadzona:
1) przez organ prowadzący – wydzielona komórka
organizacyjna urzędu,
2) przez odrębną jednostkę powołaną w tym celu.
Za gospodarkę finansową jednostki odpowiedzialny był
jej kierownik (dyrektor szkoły lub placówki). To na nim
spoczywała odpowiedzialność za sporządzenie planu
finansowego, on również ponosił odpowiedzialność
za jego prawidłowe wykonywanie. Odpowiedzialność
kierownika jednostki jest określona w zapisach art.
39 ust. 1 pkt 5 Ustawy o systemie oświaty.
W dotychczasowych zapisach wykonywane zadania nie pokrywały się z zakresem odpowiedzialności
Zgodnie z nowymi przepisami wspólna obsługa zorganizowana na podstawie Ustawy o systemie oświaty może funkcjonować na dotychczasowych zasadach tylko do 31 grudnia 2016 roku.
Zakres zadań pozostaje bez zmian – JST może nadal zapewnić wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną. Może on jednak zostać rozszerzony, ponieważ w ustawie użyto określenia „w szczególności”.
Forma organizacyjna pozostaje bez zmian – JST może organizować wspólną obsługę przez wydzieloną komórkę organizacyjną urzędu lub przez powołanie odrębnej jednostki. Formy te Ustawa Zmieniająca określa jako jednostki obsługujące.
Zmianie ulegają w szczególności:
Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym
do sektora finansów publicznych, czyli wszystkim
jednostkom budżetowym, samorządowym
zakładom budżetowym, samodzielnym publicznym
zakładom opieki zdrowotnej,
2) gminnym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych
gminnym osobom prawnym utworzonym
na podstawie odrębnych ustaw w celu
wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem
przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków
i spółek prawa handlowego.
1) w odniesieniu do jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych oraz
samodzielnych publicznych zakładów opieki
zdrowotnej – uchwała organu stanowiącego,
2) w odniesieniu do samorządowych instytucji kultury
– porozumienie zawarte pomiędzy kierownikiem
instytucji kultury a kierownikiem jednostki
obsługującej.
Kierownik jednostki obsługującej (dotychczasowego
ZEAS) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową
oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki
obsługiwanej w zakresie obowiązków powierzonych
uchwałą lub zawartym porozumieniem.
1) Nie może obejmować on kompetencji kierowników
jednostek zaliczanych do sektora finansów
publicznych do dysponowania środkami
publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także
sporządzania i zatwierdzania planu finansowego
oraz przeniesień wydatków w tym planie.
2) W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu
rachunkowości i sprawozdawczości jednostek
obsługiwanych są one przekazywane w całości.
Ponadto wprowadzono nowe zapisy do Ustawy
o finansach publicznych, które nareszcie pozwalają,
aby głównym księgowym jednostek objętych wspólną
obsługą był pracownik jednostki obsługującej.
Przed samorządami trudne wyzwanie. W pierwszej
kolejności należy dostosować do nowych przepisów
zasady funkcjonowania dotychczasowych zespołów
wspólnej obsługi jednostek oświatowych. Istniejące zespoły
mogą jeszcze do końca 2016 roku funkcjonować na
dotychczasowych zasadach. Warto jednak przygotować się
do tych zmian już teraz.
Jedną z najważniejszych kwestii jest zmiana zasad funkcjonowania obecnych ZEAS. Oznacza to podjęcie przez organ stanowiący uchwały, która określi jednostki obsługujące. W sytuacji, gdy taka jednostka już istnieje, Rada wskaże, że to jej powierza się wspólną obsługę jednostek oświatowych zwanych jednostkami obsługiwanymi (konieczne jest wymienienie wszystkich jednostek obsługiwanych). Określi też zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi, przy czym, może on pozostać bez zmian. W następnej kolejności należy dostosować statut i inne obowiązujące procedury do nowych przepisów.
Drugi wariant to zmiana podstawy prawnej funkcjonowania ZEAS z jednoczesnym rozszerzeniem zakresu zadań objętych wspólną obsługą. Obecnie zespoły zapewniają przede wszystkim obsługę księgową i płacową. Warto przeanalizować sytuację jednostek oświatowych i – w celu lepszego wykorzystania zasobów, sprawniejszego przepływu informacji, standaryzacji procesów i zmniejszenia kosztów – objąć wspólną obsługą kadry, zamówienia publiczne, remonty, sprzątanie, ubezpieczenia, obsługę informatyczną i prawną, monitoring obiektów itp.
Ten drugi wariant wymaga sporych nakładów pracy, jednak może przynieść wiele korzyści.
Na koniec przypomnę – jedną z najważniejszych proponowanych zmian wynikających z nowych zapisów w ustawie można podsumować stwierdzeniem „ile zadań, tyle odpowiedzialności”.