Finanse VULCAN: gotowość na KSeF – ważne informacje przed startem KSeF cz.2 (faktury sprzedaży)

Dla przypomnienia treści podanej w opisie wydania numer 25.08.0000 z 30.12.2025r. poniżej główne miejsca, które należy zweryfikować przed połączeniem z KSeF:

• Administracja\Autoryzacja w KSeF (wskazanie do jednostki typu identyfikatora autoryzacji – dla jednostek podległych pod JST powinien to być NIP jednostki zależnej, przypisanie użytkownika i oznaczenie uprawnień). W przypadku oznaczenia w parametrach aplikacji, że uprawnienie do zarządzania autoryzacją w KSeF może być w jednostce, wtedy tę operację można będzie wykonać w menu Jednostka\Autoryzacja KSeF (lub jeśli jednostka prowadzi sprzedaż w imieniu własnym właśnie w tym menu przypisuje użytkowników);
• Jednostka\Dane identyfikacyjne – właściwe opisanie jednostki na zakładkach (dane identyfikacyjne, dane podatkowe i do JPK oraz dane do faktur);
• Dokumenty źródłowe\Dokumenty sprzedaży - wskazany podpis kwalifikowany i/lub ceryfikat wewnętrzny KSeF dla użytkownika.

Przypominamy także, że w Finansach VULCAN do autoryzacji z KSeF (w kontekście wysyłania faktur sprzedaży do KSeF i odbierania faktur zakupu z KSeF) wspierane będą następujące metody uwierzytelnienia się aplikacji z KSeF:

• podpis kwalifikowany
• certyfikat wewnętrzny KSeF (powołując się na rekomendacje MF – posługiwanie się certyfikatem KSeF może pozytywny wpływ na szybkość przekazania faktury do KSeF i jej przyjęcia:

Uwaga! Token autoryzacyjny nie jest obługiwany ze względu na jego planowane wygaszenie z końcem 2026.
Nieobsługiwane metody autoryzacji Finansów VULCAN z KSeF to także profil zaufany i pieczęć firmowa.

Informujemy także, że w KSeF dla sprawnego zarządzania uprawnieniami, powinno się je nadać konkretnym osobom w jednostkach organizacyjnych (na pesel) – w przeciwnym wypadku ograniczenie uprawnień może nie być możliwe (wynika to z KSeF). Sposób konfiguracji KSeF w przygotowanym dla JST modelu z NIPami jednostek zależnych opisany jest: Konfiguracja uprawnień w KSeF i Finansach VULCAN. Wskazywanie uprawnień do konkretnych jednostek i osób jest także rekomendowane ze względu na limity nałożone na sesje łączenia się aplikacji z KSeF, które wtedy „przypisane” są do NIPu jednostki, zamiast NIPu JST. Idąc dalej - aby możliwe było autoryzowanie się w aplikacji podpisem kwalifikowanym (stworzonym na pesel) – pesel użytkownika musi być podany w KSeF w jednostce wraz z uprawnieniami.

Ważne! W kontekście faktur wystawianych dla jednostek podległych JST (faktury zakupu) – to zgodnie z KSeF, faktury wystawiane dla takich jednostek muszą mieć wskazany NIP (nie można w tej sytuacji wykorzystać np. identyfikatora wewnętrznego). W KSeF wystawiając fakturę sprzedaży z oznaczeniem statusu nabywcy:

możliwe jest podanie tylko identyfikatora NIP, pozostałe opcje są zablokowane do wyboru.

Takie wystawienie faktury przez kontrahenta umożliwi pobranie z KSeF faktury bezpośrednio do jednostki dla której została ona wystawiona (w przeciwnym wypadku faktura będzie widoczna tylko w JST). O fakturach zakupu więcej napiszemy w cz. 3 ważnych informacji przed startem KSeF.

Przypominamy także (za podręcznikiem KSeF, rozdział IV), że model z identyfikatorami wewnętrznymi nie jest modelem dedykowanym dla jednostek typu: samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski, gdyż dla tych jednostek dedykowany jest model z NIPami jednostek zależnych.

Konfiguracja dla jednostek wystawiających faktury w imieniu własnym opisana jest tu: W jaki sposób przygotować KSeF i Finanse VULCAN do wysyłania i odbierania faktur w przypadku wystawiania faktur w imieniu własnym.

Faktury sprzedaży w kontekście KSeF

Przypominamy w tym miejscu nasz wcześniejszy artykuł, z którym warto się zapoznać przed rozpoczęciem pracy: Finanse VULCAN – gotowość aplikacji na KSeF: ważne informacje przed startem KSeF, cz. 1.

Sprzedaż

W aktualizacji nr. 26.01.0000, którą opublikujemy na koniec stycznia możliwe będzie bezpośrednie wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF. Informujemy, że bezpośrednia komunikacja z KSeF jest dostępna we wszystkich wersjach pakietów, bez dodatkowych opłat.

Przed wprowadzaniem faktur do KSeF należy zaznajomić się z nowościami w aplikacji wynikającymi ze zmiany prawnej, a także z ich wpływem na tworzoną fakturę ustrukturyzowaną dla KSeF.

W związku z wejściem życie w KSeF w dokumentach źródłowych zostały wprowadzone zmiany i dodane zostały nowe pola. Zmiany te dokładnie zostały opisane w wydaniu nr 25.05.0000 – zachęcamy do zapoznania się z nimi (na platformie lub na naszej stronie www). W tym wpisie wskażemy, które pola wpływają na wysyłaną do KSeF fakturę.

1. Rodzaj faktury – aktualnie obsługiwanym rodzajem jest faktura podstawowa (w kolejnych aktualizacjach pojawi się możliwość wyboru faktury zaliczkowej i rozliczeniowej wynikającej z oznaczeń KSeF) – typ faktury jest zapisywany w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
2. Faktura KSeF – tak\nie, oznaczanie faktur można zautomatyzować przypisując reguły do wzorców numeracji (Jednostka\Dokumenty\Wzorce numeracji – nowa sekcja Domyślna faktura KSeF: tak/nie).
   
3. Pole Sprzedawca - wszystkie dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml). W oknie dokumentu widoczny domyślnie jest tylko NIP sprzedawcy, ale klikając przycisk Pokaż pojawiają się wszystkie dane. Jakakolwiek zmiana w wykonana w tych danych poza fakturą (w Administracji), nie będzie aktualizowała faktur wstecz, gdyż dane są w fakturze podczytywane na moment jej tworzenia i utrwalane do zapisania faktury.
   Uwaga. W przypadku jednostek prowadzących sprzedaż w imieniu organu prowadzącego, w tym polu pojawiają się dane z menu Administracja\Organ prowadzący. W przypadku jednostek prowadzących sprzedaż w imieniu własnym, pole Sprzedawca jest uzupełniane danymi z menu Jednostka.
4. Pole Wystawca - wszystkie dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml), pole Wystawca jest widoczne po kliknięciu przycisk Pokaż w sekcji Sprzedawca.
   1. dla faktur wystawianych od początku roku konfiguracja powinna być zgodna z KSeF (dla jednostek podległych JST – rola: jednostka samorządu terytorialnego – wystawca, identyfikator wystawcy NIP jednostki podległej).
      Uwaga. W przypadku jednostek prowadzących sprzedaż w imieniu własnym, pole Wystawca nie jest dostępne.
5. Pole Nabywca wszystkie dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
   Uwaga. W menu Jednostka\Dane identyfikacyjne\Dane do faktur można ustawić domyślną wartość: Adres nabywcy domyślnie na fakturze: tak\nie. W przypadku wybrania wartości tak: dane adresowe zostaną zapisane do faktury xml, a przypadku wybranej wartości: nie dane zostaną usunięte ze struktury tworzonej faktury xml do KSeF.
6. Pole Odbiorca wszystkie dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml). Dla odbiorców można wskazać rolę kontrahenta w wystawianym dokumencie sprzedaży (odbiorca, jednostka samorządu terytorialnego - odbiorca, członek grupy vat – odbiorca). Można to zmieniać każdorazowo w wystawianej fakturze, klikając przy odbiorcy przycisk Zmień i w polu Rola: wybrać właściwą rolę:
   
   lub zautomatyzować proces i w słowniku kontrahentów przypisać role wybranym odbiorcom:
   
   W takiej sytuacji przy każdym następnym generowaniu faktury z tym odbiorcą jego rola zostanie automatycznie podpowiedziana. Wartość widoczna w dokumencie będzie pełniła nadrzędną rolę w wysyłanym do KSeF dokumencie.
   Uwaga. W menu Jednostka\Dane identyfikacyjne\Dane do faktur można ustawić domyślną wartość: Adres odbiorcy domyślnie na fakturze: tak\nie. W przypadku wybrania wartości - tak: dane adresowe zostaną zapisane do faktury xml, a przypadku wybranej wartości – nie: dane zostaną usunięte ze struktury tworzonej faktury xml do KSeF.
7. Data wystawienia\miejsce wystawienia - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
8. Czy dokument za okres – dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
9. Data zakończenia dostawy - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
10. Płatność masowa\numer konta - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
11. Forma płatności\ typ\termin płatności - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml): typ płatności i termin.
12. Dane o terminie płatności – nie jest wysyłane do KSeF (pole wewn. aplikacji).
13. Płatność\data zapłaty - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
14. Treść dokumentu (dodatkowy opis faktury) - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
15. Sekcja Adnotacje i oznaczenia dodatkowe - dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
    Uwaga. W przypadku zaznaczenia faktura do paragonu na tak, jeśli zostanie podany numer paragonu do KSeF zostanie od przeniesiony w dodatkowym opisie do faktury.
16. Podstawa naliczenia odsetek\Wzorzec oprocentowania odsetek – dane widoczne z poziomu dokumentu będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml) (wzorzec oprocentowania odsetek).
17. Oznaczenia offline - będzie zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml).
18. Z pozycji faktury (dla wymienionych niżej pozycji, uzupełnione dane będą zapisywane w fakturze ustrukturyzowanej (do pliku xml):
    1. Sposób przeliczania VAT (netto\brutto)
    2. Nazwa towaru lub usługi
    3. Jednostka miary
    4. Stawka VAT
       Uwaga! dla stawki VAT – nie podlega jest przewidziana specjalna obsługa z wysyłką do KSeF:
       1. Wybranie w Stawka VAT – nie podlega + Rodzaj VAT: świadczenie usług o których mowa w art. 100 ust.1 pkt 4 ustawy to do KSeF wysyłane jest jako: np. na podstawie art. 100 ust.1 pkt 4 ustawy
       2. Wybranie w Stawka VAT – nie podlega i Rodzaj VAT (inny niż wymieniony powyżej) to do KSeF wysyłane jest jako: np. z wyłączeniem art. 100 ust.1 pkt 4 ustawy
    5. Cena netto lub brutto (zależnie od wybranego typu przeliczenia VAT)
    6. Ilość
    7. Wartość netto lub brutto (zależnie od wybranego typu przeliczenia VAT)
    8. PKWiU
    9. CN
    10. CPV – uwaga: to pole nie przechodzi do faktury ustrukturyzowanej

Faktury sprzedaży w trybie offline

Na wypadek awarii KSeF, a także ewentualnych problemów z łączem internetowym lub aplikacją do wystawiana faktur zostały przewidziane różne tryby oznaczania faktur. Przypominamy, że aby możliwe było korzystanie z trybu offline konieczne jest posiadanie certyfikatu wewnętrznego KSeF (certyfikat typu 2 – offline). Certyfikaty należy pozyskać przed rozpoczęciem pracy w aplikacji, aby na wypadek awarii KSeF mieć zapewnioną możliwość wystawienia faktury. Aby fakturę można było zapisać ze znacznikiem offline musi być uruchomiona aplikacja VULCAN Signer.

W Finansach VULCAN tryby offline w dokumentach sprzedaży obsłużyliśmy w następujący sposób (na dole okna sprzedaży dodaliśmy oznaczenia):

działające w następujący sposób:

1. Offline 24 – wymagane ustawienie znaczników pól dokumentu:
   1. Faktura KSeF – tak
   2. Faktura KSeF wystawiona w trybie OFFLINE – tak
      Finanse VULCAN generują odpowiednie kody QR na wizualizacji faktury:
      • Kod QR – zapewniający dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych faktury (oznaczony słowem OFFLINE)
      • Kod QR – umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy (oznaczony słowem CERTYFIKAT)
2. Offline - awaria zwykła/niedostępność systemu (art. 106nh ustawy o VAT) – wymagane ustawienie znaczników pól dokumentu:
   1. Faktura KSeF – tak
   2. Faktura KSeF wystawiona w trybie OFFLINE – tak
      Finanse VULCAN generują odpowiednie kody QR na wizualizacji faktury (jw.).
      Zasady postępowania z taką fakturą opisane są: Tryb offline - niedostępność KSeF - KSeF (Krajowy System e-Faktur).
3. Awaria całkowita (art.106ng) - wymagane ustawienie znaczników pól dokumentu
   1. Faktura KSeF – tak
   2. Awaria całkowita (art.106ng ustawy o VAT) – tak
      Brak kodów QR na takiej fakturze.
      Zasady postępowania w takim przypadku opisane są: Awaria całkowita - KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF

Informujemy, że można rozgraniczyć tworzenie faktur zakupowych od ich wysyłania do KSeF. Ze względu na nakładane limity, warto zoptymalizować proces i realizować wysyłkę przez jedną osobę (posiadającą w KSeF prawo do wysyłania faktur) w jednostce w określonych interwałach czasowych. Np. wysyłać co godzinę utworzone do tego czasu faktury sprzedażowe. Warto nie zostawiać tej czynności na koniec gdyż można natrafić na wzmożony ruch ze strony KSeF i potencjalne odrzucenie faktury. W pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF okaże się jaka jest wydolność tego systemu w newralgicznych momentach miesiąca.

Wysyłanie faktur do KSeF

Finanse VULCAN obsługują bezplikowe połączenie z KSeF w kontekście wysyłki faktur sprzedaży (wysłanie faktury, pobranie upo). Możliwość wysyłania faktur sprzedaży do KSeF dostępna jest na zakładce Faktury KSeF w dokumentach sprzedaży, dla użytkowników którym (poza uprawnieniem do obszaru faktur sprzedaży) przydzielono uprawnienie w menu Autoryzacja KSeF (uprawnienie do wystawiania faktur – tak).

Ze względu na limity narzucone przez KSeF a także początkowy etap funkcjonowania KSeF sugerujemy wysyłanie faktur przez jedną osobę w jednostce w interwałach czasowych np. wprowadzone faktury wysłać co godzinę (zamiast pojedynczo, wysłać kilka wystawionych w ciągu dnia faktur).

Aby wysłać wprowadzone w aplikacji faktury do KSeF, należy na zakładce Faktury KSeF wybrać status faktur: Inny niż Przyjęta, zaznaczyć na liście faktury do wysłania oraz kliknąć Wyślij do KSeF.

Kliknięcie spowoduje nawiązanie sesji interaktywnej:

Status dostępny będzie na zakładce Historia wysyłek do KSeF:

Z tego miejsca można także pozyskać UPO.

Wydruk wizualizacji wysłanej faktury

Wprowadzoną do aplikacji i wysłaną do KSeF fakturę można wydrukować – w formie wizualizacji KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF w dokumencie pojawi się przycisk Wizualizacja KSeF.

Kliknięcie tego przycisku powoduje pobranie przez przeglądarkę pliku PDF z wizualizacją faktury KSeF. Wybór dotychczasowego przycisku Wydruk powoduje wygenerowanie faktury w znanym nam układzie (ale z dodatkowymi elementami KSeF).

Uwaga! faktura oznaczona trybem offline ma aktywną możliwość wygenerowania wizualizacji KSeF, jeszcze przed jej wysyłką do KSeF.

W kolejnym wpisie przybliżymy Państwu proces obsługi faktur zakupu z KSeF.