vulcan

Razem dla lepszej oświaty. Blog

E-faktura w jednostkach sektora finansów publicznych

xLidia Satkowska, 2020-06-29

Faktura według definicji zawartej w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku dochodowym od towarów i usług to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art.2 pkt 31 i 32 ).Elementy składowe faktury wydanej w formie papierowej, jak i elektronicznej w sposób wyczerpujący określa art.106 e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku dochodowym od towarów i usług.

Zgoda na udostępnianie faktur w formie elektronicznej

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Cofnięcie akceptacji przez odbiorcę uniemożliwia wystawcy prawo do przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Z wyjaśnień Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawartych w piśmie wydanym 13 czerwca 2017 r. wynika, że „nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej”.

Autentyczność i integralność e-faktury

Organy podatkowe zajęły również stanowisko w sprawie autentyczności i integralności faktury uznając, iż warunki te są spełnione m.in. w przypadku wystawiania faktur elektronicznych w formacie PDF i przesyłania ich za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail (np.: interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 września 2011 r.)

Ponadto należy brać pod uwagę to, iż dostarczanie faktury w formie elektronicznej uzależnione jest przede wszystkim od technicznych wymogów koniecznych dla odbioru tej faktury.

Elektroniczne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości dopuszcza prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (art.10 ust.1 pkt 3b i c). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z księgami rachunkowymi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w tej formie, jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych (art.13 ust.2 i 3 ).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera musi zapewnić możliwość kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych (art.24 ust.4 pkt 3). Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (art. 23 ust.1).

Przechowywania e-faktur w chmurze

Przywołane wyżej przepisy, ustawy o podatku od towarów i usług jak i ustawy o rachunkowości, dają możliwość przechowywania dokumentacji finansowej w tzw. „chmurze”. Taką możliwość potwierdzają również stanowiska organów podatkowych (interpretacje indywidualne: z dnia 23.08.2018 r. sygn..0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.MN, z dnia 8.05.2018r. sygn..0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, z dnia 6.02.2018 r. sygn..0114-KDIP1-3.4012.529.2017.1JF i z dnia 26.05.2020 r. 0111-KDIB3-3.4012.124.2020.2.MAZ dotyczące archiwizacji faktur, dokumentów celnych oraz innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej lub w systemie mieszanym).

Prowadzenie dokumentacji finansowej w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić miejsce, papier zużywany w działach księgowości (wymierne oszczędności), zapewnia bezpieczeństwo danych i ich ochronę zgodnie z przepisami RODO, wygodę przechowywania dokumentów, ochronę przed niedozwolonymi zmianami a także uszkodzeniem lub zniszczeniem, zapewniając jednocześnie trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 13 ust.6 ustawy o rachunkowości.

Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, wprowadza w prawie krajowym dyrektywy unijne, których celem jest uregulowanie materii elektronicznego fakturowania w zakresie przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur i dokumentów elektronicznych związanych z realizacją przede wszystkim zamówień publicznych i rozwijanie gospodarki cyfrowej.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz danych dotyczących odbiorcy płatności a także wskazuje umowę zamówienia publicznego. Faktura ustrukturyzowana jest fakturą dającą możliwość automatycznego przekazywania i przetwarzania w komputerowych systemach finansowo-księgowych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)

Stosowanie przepisów ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym wiąże się z posiadaniem konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania zwanego dalej PEF. Założenie konta na PEF jest nieodpłatne a o sposobie korzystania z konta decydują samodzielnie podmioty korzystające z PEF. To bezpłatne narzędzie daje możliwość przesyłania dokumentów księgowych pomiędzy zamawiającym i wykonawcą a także pozwala na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją zamówień publicznych. Obowiązek posiadania konta dotyczy przede wszystkim odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dla zamówień publicznych. Wykonawca nie jest jednak obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy PEF.

xNapisz do autora Polub nas na Facebooku

Tagi

# finanse w oświacie, # prawo oświatowe, # zarządzanie oświatą

Komentarze

Dodaj komentarz:

Twój nick:  
Wyślij

Napisz do autora

×
Podaj temat wiadomości
Podaj prawidłowy adres email
Wpisz treść wiadomości
Dziękujemy. Twoja wiadomość została wysłana.
Anuluj × Wyślij
x x x