vulcan

Razem dla lepszej oświaty. Blog

Rozliczanie "darmowych" podręczników

xTadeusz Konarski, 2015-12-18

Niebawem zakończy się drugi już rok budżetowy, w którym samorządy otrzymały dotacje na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych.

O tym, jak wygląda realizacja tego zadania w szkołach i samorządach rozmawiamy z Tadeuszem Konarskim, ekspertem w zakresie prawa oświatowego i zarządzania edukacją, autorem wielu publikacji i trenerem szkoleń dotyczących dotacji celowych, w tym dotacji podręcznikowych.

VULCAN: Zatem jak wygląda realizacja zadań związanych z „darmowymi” podręcznikami?

Tadeusz Konarski (TK): Wydaje się, że uczniowie zostali już zaopatrzeni w podręczniki, zresztą trudno dopuszczać sytuację, w której po upływie prawie czterech miesięcy od rozpoczęcia roku szkolnego, uczniowie jeszcze na nie czekają. Fazę zakupu i wypożyczenia czy udostępnienia uczniom mamy za sobą.
Natomiast odpowiedzi wymaga pytanie o poprawność zrealizowania zadania w szkołach.
Środki finansowe dotacji celowej przeznaczonej na zakup tzw. „bezpłatnych podręczników i ćwiczeń” można wydać do końca roku. W praktyce oczywiście szkoły realizują te zakupy wcześniej. A następnie muszą rozliczyć się z samorządami z wydatkowanych środków. Tu granicznym terminem rozliczenia jest 15 stycznia kolejnego roku. Powstaje jednak konflikt interesów, ponieważ samorząd, który na obsługę zadania może przeznaczyć 1% wydatkowanej przez szkoły dotacji, musi poznać jej ostateczną wartość jeszcze przed końcem roku. Dlatego też często obliguje szkoły do złożenia rozliczenia jeszcze przed 31 grudnia. Widzi też wtedy, czy szkoły zgodnie z prawem przeprowadziły cały proces. W tych samorządach, w których obsługa finansowo-księgowa jest scentralizowana (a więc jest jakaś jednostka obsługująca, np. zeas czy urząd gminy) każda faktura przechodzi przez tę instytucję. Zatem samorząd widzi na bieżąco, jak są wydatkowane środki dotacji podręcznikowej. Natomiast przy modelu księgowości tzw. rozproszonej (czyli funkcjonującej w każdej szkole), aby się przekonać, czy wszystko jest poprawnie, trzeba pofatygować się z kontrolą do tych jednostek.

V: Zatem jak z tą poprawnością?

TK: Problemów, które się pojawiają, jest wiele i obejmują co najmniej kilka obszarów. Pamiętajmy, że dzisiaj prawo do „bezpłatnych podręczników” mają uczniowie klas pierwszych, drugich i czwartych szkół podstawowych oraz pierwszych gimnazjów. Natomiast z każdym kolejnym rokiem uprawnienie to będzie się poszerzać i obejmować kolejne klasy. W przypadku dużych szkół problemem będą spore ilości książek, które trzeba zmagazynować, przechowywać itd. Dyrektorzy zwracają uwagę na brak możliwości lokalowych. Ale oprócz tego typu problemów, które nazwałbym logistycznymi, istnieje wiele innych. Uporaliśmy się już z takimi, które pojawiały się w trakcie roku, np. z problemem kolegialnego wyboru podręczników, pogodzeniem uprawnień nauczycieli w tym zakresie z odpowiedzialnością dyrektora za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zamawianiem przez dyrektora podręczników w zestawie (jako bez wątpienia działaniem zgodnym z prawem, które może usprawnić proces i przynieść wymierne korzyści) czy przyjmowaniem podręczników na stan majątku szkoły. A po okresie używania – ich brakowaniu. Podczas szkoleń zwracaliśmy również uwagę na to, jak radzić sobie z ewidencjonowaniem podręczników, co zrobić, kiedy uczeń zgubi, bądź zniszczy podręcznik itp.
W moim przekonaniu duży wpływ na poprawność realizacji zadania ma kilka ważnych elementów. Po pierwsze – czy na poziomie samorządu ustalono jednolite standardy realizacji obowiązujące wszystkie szkoły, po drugie, czy udziela się wsparcia merytorycznego dyrektorom i osobom realizującym to zadanie (np. poprzez szkolenia eksperckie w tym zakresie), po trzecie wreszcie, czy wprowadzane są narzędzia wspierające proces wnioskowania i rozliczania dotacji (np. narzędzia informatyczne, których wdrożenie daje gwarancję sprawnego, skutecznego i zgodnego z prawem rozliczenia dotacji).

V: A na jakie problemy istotne u progu rozliczenia dotacji zwrócić uwagę?

TK: Na pewno warto zaakcentować problem zwiększonych kwot dotacyjnych przeznaczonych dla uczniów wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy. Na podręczniki dla każdego ucznia posiadającego orzeczenie do kształcenia specjalnego szkoła może otrzymać większe pieniądze. Niemniej jednak, może je wydać tylko wówczas, jeśli zakupi podręczniki, materiały edukacyjne, materiały ćwiczeniowe dostosowane do potrzeb edukacyjnych tych uczniów. Istotną kwestią jest problem zmieniającej się liczby uczniów. Trzeba też pamiętać o księgowaniu takich wydatków w nowoutworzonym rozdziale klasyfikacji budżetowej – 80150.
Jeśli w trakcie roku szkolnego uczniowie przechodzą ze szkoły do szkoły, to nowa szkoła powinna zapewnić im podręczniki i ćwiczenia w niej obowiązujące. Jeśli dyrektor tej szkoły nie dysponuje rezerwą, to powinien zakupić podręczniki i materiały ćwiczeniowe z własnych środków budżetowych, a w kolejnym roku wystąpić o zrefundowanie tego wydatku w dotacji. Trzeba o tym pamiętać. Jeśli takich sytuacji będzie wiele i spojrzymy na to z perspektywy roku 2017, kiedy to wszystkie klasy szkoły będą objęte programem „bezpłatnych” podręczników, nie będzie to wcale proste.

V: To jaka jest na to rada?

TK: Moim zdaniem doskonałym rozwiązaniem, ułatwiającym zapanowanie na tymi problemami jest wyposażenie szkół i samorządu w program informatyczny do obsługi dotacji podręcznikowych. Takie narzędzia są niezmiernie przydatne zarówno dyrektorom szkół, jak i urzędnikom samorządowym. Aplikacja online pozwala dyrektorowi racjonalnie i zgodnie z przepisami panować nad procesem zapewnienia uczniom bezpłatnych podręczników, pamięta o przepływach uczniów w trakcie roku, itd. Natomiast samorządowi pozwala na bieżąco monitorować i analizować proces w każdej ze szkół, a także zbiorczo w całym JST. Zatem daje gwarancję, że po zamknięciu roku „dotacyjnego” nie będzie problemów z rozliczeniem środków.

V: Skąd wziąć pieniądze na zakup takiej aplikacji?

TK: Czasami samorządowcy zastanawiają się nad tym pytaniem, a sprawa jest bardzo prosta. Na obsługę dotacji celowej ustawodawca przewidział 1% wydatkowanych środków dotacyjnych. Ten 1% otrzymuje samorząd, zatem warto z tych pieniędzy zakupić takie narzędzie, a bez wątpienia jego zastosowanie usprawni proces i zapewni zgodną z prawem jego realizację. Z tego, co wiem -wiele samorządów z powodzeniem stosuje już takie rozwiązanie.

V: Dziękujemy za rozmowę.

TK: Dziękuję.

xNapisz do autora Polub nas na Facebooku

Wpisy powiązane

x
Dotacje podręcznikowe - trudne zadanie xTadeusz Konarski,2016-06-22

Tagi

# dotacje podręcznikowe

Komentarze

Dodaj komentarz:

Twój nick:  
Wyślij

\"Aplikacja online pozwala dyrektorowi racjonalnie i zgodnie z przepisami panować nad procesem zapewnienia uczniom bezpłatnych podręczników\". Trochę przeterminowane pytanie, ale czy można spytać, o jaki program/aplikację tu chodzi?

xLaura, 2018-04-16 19:25:14

Napisz do autora

×
Podaj temat wiadomości
Podaj prawidłowy adres email
Wpisz treść wiadomości
Dziękujemy. Twoja wiadomość została wysłana.
Anuluj × Wyślij
x x x